La régularisation des charges concerne les cas où le bailleur a opté pour des provisions pour charges et non pour un forfait. Chaque année, une régularisation doit avoir lieu pour prendre en compte le montant des dépenses réelles.
Dépenses récupérables auprès du locataire
C’est l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 qui fixe le cadre des dépenses qui sont récupérables auprès du locataire, les fameuses charges locatives. Il s’agit des dépenses qui sont prises en charge par le bailleur pour le compte du locataire, et qu’il peut donc refacturer auprès du locataire.
Les postes de dépenses sont récupérables :
- Ascenseur : électricité et entretien de l’ascenseur,
- Eau froide consommée par le locataire et eau nécessaire à l’entretien des parties communes,
- Eau chaude et chauffage central,
- Électricité des parties communes, produits d’entretiens et frais de personnel d’entretien,
- Taxe des ordures ménagères, de balayage et d’assainissement.
Quand régulariser les charges ?
Si le bailleur a opté pour des charges au réel, il doit régulariser les charges tous les 12 mois.
Pour une location vide, le bailleur n’a pas le choix, mais pour une location meublée, il peut opter au choix pour des charges au réel ou pour une forfaitisation des charges payées chaque mois en même temps que le loyer. Dans le cas d’un forfait pour charges, aucune régularisation n’a lieu.
Que ce soit un forfait, ou une provision pour charges, le montant doit être précisé dans le contrat de location.
Dans le cas d’une facturation au réel, impliquant une provision pour charges, le bailleur doit alors faire un bilan une fois par an à partir de l’arrêté des comptes de la copropriété et du montant de la provision versée par le locataire. Ainsi, il fait le rapprochement entre ce que le locataire a déjà versé et le montant des charges réelles.
Le bailleur doit mettre à disposition du locataire les justificatifs des dépenses réelles. Le cadre réglementaire ne précise pas quels sont les justificatifs acceptés ou non.
Délai pour procéder à la régularisation
Théoriquement, le bailleur doit procéder à une régularisation des charges une fois par an. S’il ne l’a pas fait dans les temps, le locataire peut demander d’étaler sa dette pour rembourser le bailleur.
Le bailleur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer le paiement d’une régularisation des charges à son locataire, et ce même après le départ du locataire, depuis la loi ALUR du 27 mars 2014. Cela signifie que le bailleur ne peut réclamer des charges ou régularisation que sur les 3 années précédentes.
Le propriétaire doit prévenir le locataire de la régularisation 1 mois avant qu’elle ait lieu, et doit lui laisser les justifications à disposition pendant 6 mois.
Dans le cas particulier du départ d’un locataire, le bailleur n’est pas toujours en mesure de faire un bilan final des dépenses réelles au moment du départ du locataire. En effet, il doit attendre l’arrêté des comptes fourni par le syndic en début d’année, portant sur l’année précédente. C’est ce document qui indique le mode de répartition des charges communes entre les différents lots et locataires. Pour cela, il peut conserver au maximum 20 % du montant du dépôt de garantie plus longtemps que prévu pour couvrir d’éventuelles régularisations.
Litiges fréquents
Les régularisations des charges locatives entraînent des litiges fréquents et notamment les suivants :
- Impayés de la régularisation demandée par le bailleur : si la régularisation implique que le locataire paie un complément de charges, il est parfois difficile de récupérer ce montant s’il est contesté par le locataire ou s’il a déjà des difficultés à payer son loyer.
- Non régularisation volontaire de la part du bailleur : si le bailleur décide volontairement de ne pas procéder à une régularisation, le locataire peut agir en justice et même obtenir des dommages et intérêts pour le préjudice subi (incertitude financière).
- Demande de régularisation sur une période ne respectant pas la prescription de 3 ans par exemple.
Recours amiable ou judiciaire
En cas de différend entre locataire et bailleur sur la régularisation des charges locatives, il est recommandé de commencer par une procédure amiable avant toute procédure judiciaire.
Recours amiable
Pour un litige de moins de 5000 € il est obligatoire de tenter une résolution amiable avant toute procédure judiciaire. L’objectif de cette réforme est de désengorger les tribunaux pour les cas qui peuvent être résolus en dehors.
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Recours judiciaire
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